El IDEAD de la UT, Un barril sin fondo, una gastadera de plata muy fuerte

El IDEAD, la cuenta larga de Marien Gil y los millones que exigen explicación. Arrendamientos, aseo, psicología, logística, conectividad, personal de apoyo y producción editorial. La contratación del Instituto de Educación a Distancia de la Universidad del Tolima deja una secuencia de presupuestos que merece ser reconstruida contrato por contrato. En el centro de varios expedientes aparece Marien Alexandra Gil Serna, directora del IDEAD desde octubre de 2024. La pregunta no es si una universidad debe contratar servicios.

 

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Denuncia ciudadana| Cambioin Unidad de Investigación. cambioin.com

 

La pregunta es cómo se justifican, adjudican, ejecutan y pagan.

En las universidades públicas hay documentos que pasan de oficina en oficina sin que nadie se detenga a explicar la historia completa. Un estudio previo por aquí, una disponibilidad presupuestal por allá, una invitación pública, una evaluación, una adjudicación y, finalmente, un contrato que debería terminar convertido en un servicio comprobable. Cada papel tiene su razón de ser. El problema comienza cuando la ciudadanía tiene que armar el rompecabezas por su cuenta para entender cuánto dinero se proyectó, quién tomó cada decisión y qué recibió la institución a cambio.

 

En el Instituto de Educación a Distancia de la Universidad del Tolima, esa reconstrucción conduce a Marien Alexandra Gil Serna, quien asumió la dirección el 1 de octubre de 2024. Desde entonces, distintos expedientes la identifican como directora, solicitante de necesidades u ordenadora del gasto, dependiendo del procedimiento. No son funciones equivalentes. Precisamente por eso hay que examinar cada firma en su contexto y no confundir la responsabilidad administrativa con una acusación.

Lo que sigue es una reconstrucción de los principales registros localizados para 2025 y 2026. No es todavía el inventario completo de todos los contratos suscritos durante su dirección. Es una ruta documental que permite identificar cuantías, proveedores cuando aparecen en las actas y preguntas que deben resolverse antes de sacar conclusiones definitivas.

2025: el año en que la logística y los servicios comenzaron a dibujar la ruta.

 

En febrero de 2025 aparece uno de los primeros expedientes importantes: la invitación 005 de 2025, destinada al servicio de aseo en las instalaciones de los Centros de Atención Tutorial del IDEAD. El presupuesto oficial fue de $335.000.000, con una duración prevista de seis meses. El objeto incluía personal, insumos y elementos de aseo en una red de centros distribuidos por distintas ciudades y municipios del país. El documento es explícito en la necesidad institucional: mantener en funcionamiento las instalaciones donde se desarrollan las actividades académicas.

 

Trescientos treinta y cinco millones de pesos no son una irregularidad por sí mismos. El aseo es indispensable y una universidad con presencia regional necesita garantizarlo. Pero una cifra de ese tamaño exige conocer el número de trabajadores, los turnos, los salarios y las prestaciones, los insumos incluidos, las sedes atendidas y el valor unitario de cada servicio. También exige comparar lo presupuestado con el contrato finalmente adjudicado y con las facturas pagadas. El estudio previo permite conocer la necesidad y la estimación inicial; no basta para certificar la ejecución completa.

En marzo de ese mismo año, la contratación se trasladó al terreno del acompañamiento psicológico. Un estudio previo del 27 de marzo contempló $190.000.000 para prestar servicios de psicología en los Centros de Atención Tutorial. La justificación institucional se relacionaba con la necesidad de ofrecer orientación y atención inicial a estudiantes distribuidos en diferentes regiones. En ese expediente, Luis Ernesto Londoño Martínez aparece como solicitante y Marien Gil como ordenadora del gasto.

 

Aquí conviene ser cuidadosos. La atención psicológica a los estudiantes puede ser una necesidad legítima y prioritaria. El escrutinio económico debe dirigirse a comprobar cuántos profesionales fueron contratados, qué cobertura ofrecieron, cuántas horas de atención prestaron, qué obligaciones asumió el proveedor y cuánto se pagó finalmente.

La contratación de servicios de apoyo en los centros regionales también exige examinar la planeación de personal. Cuando una institución recurre repetidamente a terceros para cumplir actividades administrativas o asistenciales, resulta pertinente preguntar qué labores corresponden a su planta, cuáles requieren contratación externa y qué estudios sustentan esa decisión. No porque contratar personal de apoyo sea ilegal, sino porque la necesidad, el alcance y el costo deben quedar claramente justificados.

 

Septiembre y octubre de 2025: los $280 millones de la logística

La invitación 024 de 2025 constituye uno de los expedientes más importantes de esta cronología. Su objeto era contratar apoyo logístico para los eventos académicos, administrativos, culturales, artísticos y deportivos del IDEAD en cualquier Centro de Atención Tutorial del país. El presupuesto oficial fue de $280.000.000, respaldado mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 3844 del 17 de septiembre de 2025.

El proceso fue publicado el 29 de septiembre y recibió propuestas hasta el 2 de octubre. En el acta final de evaluación del 8 de octubre aparece Grupo de Servicios Logísticos S.A.S. como proponente recomendado. El documento registra una oferta económica de $25.024.748, pero también señala un valor a contratar de $280.000.000. Esa diferencia es suficientemente importante para exigir una explicación documental.

Aquí está una de las preguntas más concretas de toda esta investigación: ¿cómo se relacionan los $25 millones de la oferta económica consignada en el acta con los $280 millones indicados como valor a contratar? ¿Se trata de un valor parcial, de un error de transcripción, de una estructura de precios que requiere contexto o de otra circunstancia que el expediente completo puede aclarar?

 

No es responsable calificar esa diferencia como sobrecosto ni como irregularidad sin revisar el contrato definitivo, la oferta completa, la evaluación económica y el acta de adjudicación. Pero tampoco sería razonable pasarla por alto. Cuando dos cifras aparecen en un mismo expediente con significados aparentemente distintos, la obligación institucional es explicar su relación.

La logística es, además, uno de los objetos contractuales que más necesita trazabilidad. Transporte, alojamiento, alimentación, alquiler de espacios, sonido, publicidad, premiaciones y honorarios pueden ser servicios legítimos, pero cada gasto debe corresponder a una actividad identificable. ¿Qué eventos se realizaron? ¿Cuántas personas asistieron? ¿Qué servicios se contrataron para cada actividad? ¿Cuáles fueron los valores unitarios? ¿Qué informes certificaron la prestación efectiva?

El contrato no se audita únicamente leyendo su objeto. Se audita reconstruyendo cada orden de servicio y comprobando que aquello que se pagó realmente ocurrió.

 

2026: los arrendamientos y el costo de mantener abierta la educación a distancia

El año 2026 muestra nuevas necesidades de infraestructura. El expediente de menor cuantía 024 contempló $162.750.000 para arrendar espacios físicos destinados al funcionamiento del CAT Kennedy, en Bogotá. La invitación pública establece un plazo de diez meses, con pagos parciales condicionados al recibo a satisfacción y a los informes del contratista. El documento distribuye el pago en tres momentos: 50 %, equivalente a $81.375.000; 40 %, equivalente a $65.100.000; y un 10 % final, equivalente a $16.275.000, sujeto a las condiciones establecidas en el proceso.

 

Este expediente permite ir más allá de la cifra global. La propia invitación contempla que el valor se liquide proporcionalmente al número de semanas de ocupación de las aulas o espacios utilizados. Esa condición hace especialmente importante revisar los soportes de uso y las certificaciones de supervisión. No basta con que exista un inmueble disponible; hay que verificar qué espacios fueron utilizados, durante cuánto tiempo y qué pagos correspondieron a esa ocupación.

 

En el caso del CAT Popayán aparecen, además, documentos con valores de $25.200.000 y $31.500.000, asociados a necesidades de infraestructura y espacios físicos. Antes de considerarlos dos compromisos independientes, debe verificarse si corresponden a objetos diferentes, periodos distintos, fases de un mismo proceso o documentación que se relaciona entre sí. Sumar cifras sin establecer esa relación produciría un total engañoso.

La misma cautela debe aplicarse a los $11.583.000 asociados al apoyo asistencial para el CAT Medellín. La documentación localizada registra un estudio previo para servicios de apoyo a la gestión administrativa y académica, con Londoño como solicitante y Marien Gil como ordenadora del gasto. El expediente plantea actividades de registro de información, verificación de tutorías, atención a docentes, correspondencia y apoyo a eventos académicos.

La pregunta no es si Medellín necesita apoyo administrativo. La pregunta es qué actividades se contrataron finalmente, durante qué plazo, con qué proveedor y bajo qué supervisión. También hay que comprobar si este registro corresponde a una necesidad distinta de otras solicitudes presupuestales que aparecen con el mismo valor, para evitar duplicaciones en el balance económico. <Cite

Contactabilidad y comunicación: $110 millones para acercar la universidad a sus estudiantes

Entre los expedientes presupuestales de enero de 2026 aparece una solicitud por $110.000.000 para servicios de contactabilidad y sistemas conversacionales orientados a fortalecer la comunicación con los Centros de Atención Tutorial.

La tecnología puede facilitar el contacto con estudiantes, automatizar respuestas, mejorar la gestión de solicitudes y reducir tiempos de atención. Pero, precisamente porque estos servicios suelen involucrar licencias, plataformas, integración de sistemas y soporte, su evaluación económica debe especificar qué componentes se compran, cuántos usuarios se atenderán, cuál será la duración del servicio y cómo se medirá el resultado.

La cifra de $110 millones debe contrastarse con el estudio de mercado, la propuesta seleccionada y el contrato definitivo. También conviene establecer si el servicio es una adquisición puntual, una suscripción periódica o una solución que requiere pagos adicionales por mantenimiento, usuarios o funcionalidades.

No se puede inferir un sobreprecio únicamente por el monto. Lo que sí puede exigirse es una comparación entre el precio contratado, los componentes suministrados y los resultados verificables.

Febrero de 2026: diagramación, apoyo académico y servicios especializados

El estudio previo 391 de 2026 proyectó $15.795.000 para diagramación y producción de material bibliográfico. El objeto comprende libros, revistas, boletines, gacetas, piezas gráficas y material multimedia. Londoño figura como solicitante y Marien Gil como ordenadora del gasto. El documento justifica la contratación por la falta de personal suficiente para ejecutar estas actividades con los recursos internos disponibles.

Este expediente plantea una pregunta distinta: ¿qué productos concretos se esperaban recibir? En una contratación editorial deben poder identificarse los títulos o publicaciones, el número de páginas, las piezas requeridas, las especificaciones de diseño, los plazos de entrega y los derechos de uso de los materiales producidos. También es necesario comprobar si los productos fueron entregados y si quedaron disponibles para la Universidad.

Otro estudio previo contempló $34.749.000 para personal de apoyo asistencial a programas de pregrado y posgrado del IDEAD. El documento registra a Londoño como solicitante y a Gil como ordenadora del gasto. La cuantía debe analizarse frente al número de personas requeridas, el periodo contractual y las actividades asignadas. El presupuesto, por sí solo, no demuestra cuántas personas fueron finalmente vinculadas ni cuánto se pagó.

En marzo de 2026 aparece además un presupuesto de $165.000.000 para auxiliares de los Centros de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI). El estudio previo 460, fechado el 25 de marzo, relaciona la necesidad con la atención bibliográfica, el acceso a recursos de estudio, la conectividad y el apoyo a las actividades académicas en los centros tutoriales. La revisión debe establecer cuántos auxiliares se contrataron, cómo se distribuyeron territorialmente y qué indicadores de atención se utilizaron para evaluar el servicio.

La cuestión económica de fondo es si estas contrataciones se planificaron de forma coordinada, con metas claras y sin duplicar funciones. Esa es una pregunta de gestión que puede resolverse revisando los estudios previos, los manuales de funciones, los contratos definitivos y los informes de supervisión.

Aseo y operación de los centros: otra cifra que no puede quedarse en el papel

Entre los expedientes de 2026 aparece una necesidad de $455.884.516 para servicios de aseo y apoyo operativo en los centros tutoriales. El documento consultado identifica a Londoño como solicitante y a Omar Albeiro Mejía Patiño como ordenador del gasto.

El servicio de aseo puede ser necesario en una red extensa de instalaciones. Pero una cifra de esta magnitud debe acompañarse de información sobre el número de sedes, los turnos, el personal requerido, los insumos incluidos y el costo por instalación. La revisión también debe determinar si el presupuesto se convirtió en contrato, si el valor final fue distinto y qué pagos quedaron registrados.

En este punto, la auditoría debe distinguir las fechas de los documentos y las competencias de cada funcionario. Una solicitud, un estudio previo y un contrato no son la misma cosa. Tampoco lo son el ordenador del gasto, el solicitante y el supervisor. Sin esa separación, el debate público corre el riesgo de convertir un conjunto de expedientes en una acusación general que los documentos no sostienen.

Girardot: una propuesta de $60 millones que todavía requiere el convenio firmado

La documentación localizada incluye una propuesta de la Institución Educativa Técnica Francisco Manzanera Henríquez para facilitar espacios destinados al CAT de Girardot durante 2026. La propuesta contempla una contraprestación de $60.000.000, junto con el uso de aulas, salas de sistemas y otros espacios educativos.

Hay una diferencia esencial: se trata de una propuesta económica, no de prueba suficiente de que el convenio haya sido firmado ni de que el valor se haya pagado. Para determinar el compromiso real de la Universidad hay que consultar el convenio definitivo, las obligaciones de ambas partes, el estudio de costos, el inventario de instalaciones y los informes de supervisión.

Los convenios de uso de infraestructura pueden ser una alternativa eficiente para ampliar la cobertura educativa sin construir nuevas sedes. Pero esa eficiencia debe demostrarse mediante una comparación de costos y condiciones. ¿Cuántas aulas se utilizaron? ¿Durante cuántas semanas? ¿Qué servicios estaban incluidos? ¿Qué aportó cada parte? ¿Cómo se calculó la contraprestación?

La respuesta no está en la propuesta inicial. Está en el convenio suscrito y en sus soportes de ejecución.

La pregunta de fondo: ¿cuánto se contrató realmente durante la dirección de Marien Gil?

La cronología permite identificar presupuestos importantes para aseo, psicología, logística, arrendamientos, comunicación, apoyo asistencial y producción editorial. También permite observar que Londoño aparece como solicitante en varios expedientes y que diferentes funcionarios figuran como ordenadores del gasto según la fecha y el procedimiento.

La pregunta que debe responder la Universidad es concreta: ¿cuál es el listado completo de los contratos suscritos durante la dirección de Marien Gil, con número de proceso, contratista, cuantía inicial, adiciones, valor final, supervisor, pagos realizados y estado de liquidación?

La institución también debería aclarar la diferencia entre la oferta de $25.024.748 y el valor a contratar de $280.000.000 consignados en la evaluación del proceso logístico 024 de 2025. Ese contraste documental merece una explicación precisa, sin convertirlo anticipadamente en una acusación.

En la contratación pública, la transparencia no consiste únicamente en publicar documentos. Consiste en permitir que el ciudadano entienda cómo se conectan unos con otros y qué ocurrió con el dinero desde la apropiación hasta el pago final.

La Universidad del Tolima debe poder demostrar que cada necesidad estaba justificada, que cada proceso respetó sus reglas, que cada contrato se ejecutó y que cada peso pagado produjo el servicio esperado.

 

Ese es el punto en el que termina la especulación y comienza la rendición de cuentas. CambioIn Unidad Investigativa, seguirá reconstruyendo la ruta documental del IDEAD. No para declararse culpables antes de revisar las pruebas, sino para que las cifras, las decisiones y las responsabilidades administrativas puedan ser examinadas por toda la comunidad universitaria.

 

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